เนื้อหา

• รับสายและอีเมล
• ทักทายผู้เยี่ยมชม
• พนักงานยกกระเป๋า
• งานทั่วไป

บทบาทหลักของพนักงานต้อนรับคือการทำหน้าที่เป็นคนเฝ้าประตูสำหรับองค์กรหรือธุรกิจ ฟังก์ชั่นเฉพาะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับลักษณะของ บริษัท ตัวอย่างเช่นพนักงานต้อนรับที่คลินิกสามารถช่วยในการประมวลผลแบบฟอร์มการดูแลสุขภาพและพนักงานต้อนรับร้านเสริมสวยอาจพยายามขายผลิตภัณฑ์ผม อย่างไรก็ตามมีบางฟังก์ชั่นที่ทำโดยพนักงานต้อนรับที่เป็นสากล

พนักงานต้อนรับทำหน้าที่เป็นคนเฝ้าประตูสำหรับ บริษัท (เทคโนโลยี Hemera / Photos.com / รูปภาพ Getty)

รับสายและอีเมล

พนักงานต้อนรับควรรับสายเสมอ ความซับซ้อนของงานนี้แตกต่างกันไปในแต่ละธุรกิจ - มีบางครั้งที่พนักงานต้อนรับต้องจัดการกับโทรศัพท์หลายคู่สายในขณะที่บางครั้งปริมาณการโทรจะเบาลง พนักงานต้อนรับต้องรับโทรศัพท์อย่างสุภาพและโทรไปยังแผนกที่ถูกต้องหรือจดข้อความเมื่อจำเป็น บางครั้งพนักงานต้อนรับสามารถเข้าถึงที่อยู่อีเมลและควรเปลี่ยนเส้นทางอีเมลไปยังบุคคลที่เหมาะสม

ทักทายผู้เยี่ยมชม

บุคคลที่แผนกต้อนรับมีหน้าที่ในการเป็นตัวแทน บริษัท ในทางบวก ภาพที่ออกแบบโดยพนักงานต้อนรับอาจขึ้นอยู่กับลักษณะของ บริษัท ถ้าเป็นร้านเสริมสวยมันอาจสำคัญกว่าที่พนักงานต้อนรับมีทรงผมที่ดีและรักษาความสะอาด หากพื้นที่ทันสมัยพนักงานต้อนรับอาจจำเป็นต้องมีตู้เสื้อผ้าหลากหลาย พนักงานต้อนรับจะต้องเป็นมิตรและเป็นมืออาชีพพร้อมพนักงานและผู้เข้าชม

พนักงานยกกระเป๋า

แม้ว่ามันเป็นสิ่งสำคัญที่พนักงานต้อนรับส่งภาพมืออาชีพและออกจากผู้เข้าชมได้อย่างง่ายดายบางครั้งพนักงานต้อนรับต้องทำการคัดกรองผู้เข้าชม ในยุคที่มีความกังวลด้านความปลอดภัยที่เพิ่มมากขึ้นพนักงานต้อนรับอาจต้องยืนยันว่าใครคือผู้เยี่ยมชมถามตัวตนหรือตรวจสอบว่าพวกเขาอยู่ในรายชื่อแขกหรือไม่ ธุรกิจบางแห่งมีระบบสื่อสารภายในที่อนุญาตให้พนักงานต้อนรับตรวจสอบผู้เข้าชมก่อนที่พวกเขาจะสามารถเข้าถึงอาคารได้

งานทั่วไป

ในขณะที่การตอบรับโทรศัพท์และการรับผู้เยี่ยมชมอาจใช้เวลาเกือบทั้งวันพนักงานต้อนรับยังมีหน้าที่รับผิดชอบด้านการจัดการบางอย่างซึ่งอาจรวมถึงการพิมพ์ตัวอักษรและบันทึกช่วยจำการจัดตารางการประชุมบทความการบรรจุหีบห่อสำหรับการส่งจดหมาย เอกสาร พนักงานต้อนรับยังสามารถช่วยในการประสานงานการประชุมรักษาความสะอาดและจัดระเบียบบางพื้นที่และสั่งซื้อเครื่องใช้สำนักงาน