เนื้อหา
การจัดเก็บกระดาษแบบเดิมส่วนใหญ่ถูกแทนที่หรือได้รับความช่วยเหลือจากการจัดเก็บไฟล์ในฐานข้อมูลบนคอมพิวเตอร์ การเก็บถาวรแบบเดิมมีข้อดีและข้อเสีย แม้ว่าไฟล์กระดาษจะอยู่แค่ปลายนิ้วและเข้าถึงได้ง่าย แต่ก็ใช้พื้นที่มากและสิ้นเปลืองกระดาษ การพิจารณาว่าระบบการจัดเก็บแบบดั้งเดิมเหมาะกับคุณหรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณ สำนักงานกฎหมายและ บริษัท ที่มีเวชระเบียนอาจมีไฟล์ที่เปลี่ยนแปลงและเติบโตอย่างรวดเร็วดังนั้นการยื่นเอกสารแบบเดิมจึงเป็นวิธีเดียวที่มีประสิทธิภาพในการติดตามพัฒนาการในแต่ละวัน
เข้าถึงได้ง่าย
การจัดระเบียบไฟล์แบบดั้งเดิมนั้นง่ายต่อการเข้าถึง ไฟล์อยู่ในตำแหน่งส่วนกลาง หากคุณไม่พบสิ่งใดคุณสามารถใช้เวลาในการอ่านแต่ละไฟล์จนกว่าคุณจะพบสิ่งที่ต้องการ ความสามารถในการดูสัมผัสและอ่านไฟล์ของคุณสามารถช่วยให้คุณคิดเกี่ยวกับวิธีสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ ในธุรกิจของคุณได้
เข้าใจง่าย
ระบบการยื่นแบบเดิมมักจะเข้าใจง่าย หอจดหมายเหตุสามารถจัดระเบียบได้หลายวิธีรวมทั้งตามตัวอักษรตามหัวเรื่องหรือความสามารถตัวเลขตามวันที่สถานที่หรือตามลำดับความสำคัญ แม้ว่าคุณจะไม่เข้าใจระบบการจัดเก็บข้อมูลที่จะใช้ในตอนแรก แต่คุณสามารถค้นหาข้อมูลดังกล่าวได้โดยการค้นหาเอกสารและให้ความสำคัญกับการกำหนดปัจจัย
เก่า
ในทางกลับกันการจัดเก็บไฟล์แบบเดิมถูกแทนที่ในหลายองค์กรด้วยคอมพิวเตอร์ บริษัท ต่างๆกำลังสแกนและดาวน์โหลดไฟล์ไปยังคอมพิวเตอร์สำนักงานมากขึ้น ด้วยวิธีนี้พนักงานจะสามารถค้นหาไฟล์และอัปโหลดได้ทันทีด้วยซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลการค้นหาช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มผลผลิต
การป้องกันที่ยากลำบาก
การจัดเก็บไฟล์แบบดั้งเดิมไม่มีการป้องกันที่เพียงพอ ไฟไหม้หรือภัยธรรมชาติอื่น ๆ สามารถทำลายไฟล์ซึ่งอาจทำให้สูญเสียธุรกิจได้ การสำรองไฟล์แบบเดิมต้องใช้เวลาและใช้เวลาหลายชั่วโมงในการคัดลอกติดฉลากและจัดเก็บซ้ำ
ขาดพื้นที่และประสิทธิภาพ
การจัดระเบียบไฟล์แบบเดิมอาจไม่สะดวก จำนวนไฟล์ที่จะจัดระเบียบเติบโตขึ้นพร้อมกับธุรกิจของคุณ อาจกลายเป็นเรื่องน่าปวดหัวเมื่อต้องหาที่ว่างสำหรับงานเอกสารทั้งหมด การจัดเก็บรายการอย่างมีประสิทธิภาพอาจกลายเป็นความท้าทาย
