เนื้อหา
PDF ("Portable Document Format") คือไฟล์ประเภทหนึ่งที่ออกแบบมาเพื่อใช้ร่วมกันระหว่างผู้ใช้หลายคน แม้ว่าเอกสารที่สร้างโดยใช้โปรแกรมประมวลผลคำจะมีลักษณะแตกต่างกันไปในคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่ง แต่เอกสาร PDF จะรวบรวมแบบอักษรและรูปภาพในตัวเองโดยยังคงจัดรูปแบบไม่ว่าจะเปิดที่ใด PDF ยังสามารถโต้ตอบได้ซึ่งช่วยให้ผู้สร้างเอกสารสามารถแทรกช่องที่ผู้รับสามารถกรอกข้อมูลก่อนที่จะส่งกลับทางอีเมล หากคุณได้รับแบบฟอร์มดังกล่าวมีบางสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้
ขั้นตอนที่ 1
บันทึกไฟล์ PDF ที่แนบลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ วิธีดำเนินการนี้อาจแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับโปรแกรมที่คุณใช้อ่านอีเมล แต่โดยปกติจะมีปุ่ม "ดาวน์โหลด" อยู่ถัดจากไฟล์แนบของข้อความอีเมล
ขั้นตอนที่ 2
เปิดไฟล์ PDF หากคอมพิวเตอร์ของคุณไม่พบโปรแกรมที่จะเปิดคุณจะต้องดาวน์โหลดโปรแกรมอ่าน PDF ฟรี แม้ว่า Acrobat Reader จะเป็นโปรแกรมทั่วไป แต่ก็มีตัวเลือกอื่น ๆ อีกเล็กน้อย ดูส่วน "ทรัพยากร" ด้านล่างสำหรับตัวอย่างเพิ่มเติม หลังจากติดตั้งโปรแกรมแล้วให้เปิด PDF
ขั้นตอนที่ 3
ตรวจสอบให้แน่ใจว่า PDF มีรูปแบบหรือแผนโต้ตอบ แบบฟอร์มโต้ตอบมักจะมีแถบเมนูป๊อปอัปที่ด้านบนสุดของหน้าจอพร้อมข้อความ "เอกสารนี้มีช่องแบบฟอร์มโต้ตอบ" หากคุณคลิกที่ปุ่ม "เลือกช่อง" ในช่องนั้นระบบจะไฮไลต์ช่องที่กรอกข้อมูลได้ทั้งหมดภายในเอกสาร คลิกที่ช่องที่มีไฟ เคอร์เซอร์จะเปลี่ยนรูปลักษณ์และขึ้นอยู่กับประเภทของฟิลด์คุณสามารถพิมพ์หรือเลือกตัวเลือกจากเมนูรูปแบบรายการ กด "Tab" เพื่อย้ายเคอร์เซอร์จากช่องหนึ่งไปอีกช่องหนึ่ง แบบฟอร์มไม่มีช่องโต้ตอบ หากคุณมี Adobe Acrobat เวอร์ชันเต็มคุณสามารถกรอกข้อมูลได้โดยใช้เครื่องมือพิมพ์ดีดซึ่งอนุญาตให้คุณพิมพ์ข้อความที่ใดก็ได้ที่คุณใส่เคอร์เซอร์เท่านั้น อย่างไรก็ตาม Acrobat เป็นโปรแกรมที่ต้องชำระเงินและไม่ใช่สิ่งที่ทุกคนสามารถเข้าถึงได้ อีกทางเลือกหนึ่งคือใช้บริการออนไลน์เช่น PDFescape ซึ่งช่วยให้คุณโหลดแบบฟอร์มกรอกข้อมูลและบันทึกได้
ขั้นตอนที่ 4
บันทึกไฟล์ PDF ที่เสร็จสมบูรณ์ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ เลือกตำแหน่งที่คุณสามารถค้นหาได้ง่าย - เมื่อคุณดาวน์โหลดไฟล์ไฟล์นั้นอาจถูกบันทึกไว้ในโฟลเดอร์ดาวน์โหลดเริ่มต้นของคอมพิวเตอร์ของคุณแล้วและหากคุณไม่รู้ว่าอยู่ที่ไหนคุณอาจพบปัญหาในการค้นหา บันทึกลงในเดสก์ท็อปหรือโฟลเดอร์ "เอกสาร" ของคุณเพื่อให้กระบวนการง่ายขึ้น
ขั้นตอนที่ 5
เปิดโปรแกรมอีเมลของคุณ เขียนข้อความใหม่ถึงผู้ส่งหรือเพียงแค่เลือกตัวเลือก "ตอบกลับ" แนบ PDF ที่เสร็จสมบูรณ์ไปยังอีเมลของคุณแล้วคลิก "ส่ง"
