เนื้อหา

• การรวมกัน
• มันทำงานอย่างไร
• สิทธิประโยชน์
• ข้อเสีย
• ตัวอย่าง

ระบบตัวอักษรและตัวเลขเป็นตัวเลือกในการจัดระเบียบบันทึกและเช่นเดียวกับวิธีการจัดเก็บอื่น ๆ ทำให้ผู้ใช้มีวิธีการที่เป็นระบบในการจัดเก็บและเข้าถึงข้อมูลที่สำคัญ

การรวมกัน

ระบบตัวอักษรและตัวเลขคือการผสมระหว่างตัวอักษร (เรียงจาก A ถึง Z) และตัวเลข (เรียงลำดับจากน้อยที่สุดไปหามากที่สุด)

มันทำงานอย่างไร

ระบบตัวเลขและตัวอักษรใช้ชื่อ (มักจะเป็นหัวเรื่อง) และตัวเลขผสมกัน เมื่อมีขนาดใหญ่พวกเขามักจะใช้การเข้าถึงทางอ้อมกล่าวคือต้องปรึกษาดัชนีหรือรหัสเพื่อดึงไฟล์ โดยทั่วไประบบขนาดใหญ่ดังกล่าวเป็นระบบอัตโนมัติ

สิทธิประโยชน์

การใช้รหัสในระบบการเข้าถึงทางอ้อมจะทำให้ชื่อไฟล์สั้นลงและเพิ่มความปลอดภัยของระบบเนื่องจากผู้ใช้ต้องคุ้นเคยกับรหัสในการดึงไฟล์จึงระบุ "West Virginia County Records Management Manual"

ข้อเสีย

ผู้ใช้ระบบตัวเลขและตัวอักษรต้องการการฝึกอบรมมากกว่าหากใช้วิธีการตามตัวอักษรหรือตัวเลขล้วนๆ ข้อผิดพลาดเป็นเรื่องปกติและแก้ไขได้ยากกว่าระบบที่ง่ายกว่า

ตัวอย่าง

ตัวอย่างของวิธีการจัดระเบียบที่เป็นตัวอักษรและตัวเลขคือระบบการลงรายการของหอสมุดแห่งชาติซึ่งจัดระเบียบเอกสารด้วยตัวอักษรสองตัวเพื่อระบุพื้นที่ขนาดใหญ่และตัวเลขเพื่อระบุหัวข้อและข้อมูลชั้นวางที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้น