เนื้อหา
แม้แต่ บริษัท ที่ดีที่สุดก็ตระหนักดีว่าในช่วงเวลาใดก็ตามพวกเขาจะได้รับจดหมายร้องเรียน ป้ายกำกับความสัมพันธ์กับลูกค้าระบุว่าต้องตอบจดหมายเหล่านี้เพื่อช่วยในการพัฒนาของ บริษัท นอกเหนือจากการรักษาความพึงพอใจของลูกค้า โดยไม่คำนึงถึงลักษณะหรือน้ำเสียงของจดหมายร้องเรียนลูกค้าต้องได้รับคำตอบที่รวดเร็วและสุภาพหากเขาได้ลงนามในข้อร้องเรียนและให้ที่อยู่ของเขา การติดต่อดังกล่าวจะเป็นบันทึกถาวรสำหรับการตรวจสอบและดำเนินการทางกฎหมาย
ขั้นตอนที่ 1
สรุปข้อร้องเรียนเพื่อให้ผู้อ่านเห็นว่าคุณเข้าใจแล้ว การร้องเรียนซ้ำไม่ได้หมายความว่าคุณเห็นด้วยกับเรื่องนี้ แต่เป็นการแสดงว่าคุณได้ยินและเข้าใจเรื่องนี้ แสดงให้เห็นว่าคุณเข้าใจความไม่พอใจของลูกค้า
ขั้นตอนที่ 2
อธิบายสิ่งที่ผิดพลาดหรือเหตุใดจึงเกิดขึ้น หากคุณต้องการตรวจสอบโปรดแจ้งให้ลูกค้าทราบทันทีและแจ้งให้ทราบถึงการอัปเดตใด ๆ ในการตรวจสอบที่ยาวนานนี้ อย่าลืมมาอัพเดทกันนะ
ขั้นตอนที่ 3
แจ้งให้ลูกค้าทราบว่าคุณแก้ปัญหาอย่างไรหรือต้องการป้องกันไม่ให้เกิดขึ้นอีกในอนาคต ตอบกลับคำร้องเรียนของลูกค้าแต่ละราย อย่าข้ามหรือละเลยเรื่องใด ๆ
ขั้นตอนที่ 4
เสนอบางสิ่งให้กับลูกค้าเช่นคำขอโทษบัตรของขวัญส่วนลดสำหรับการซื้อครั้งต่อไปการคืนเงินหรือลำดับความสำคัญในการสั่งซื้อครั้งต่อไปของคุณ ลูกค้าจำเป็นต้องรู้ว่าคุณชื่นชมความชอบและเวลาที่ใช้ในการเขียน
ขั้นตอนที่ 5
สรุปจดหมายโดยบอกลูกค้าว่าต้องทำอะไรเช่นเขียนอีกครั้งหากคุณไม่พอใจในอนาคต เขาต้องการความมั่นใจและความคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับการดำเนินการที่เป็นไปได้ในอนาคต จบลงด้วยการดำเนินการแทนความคิดทั่วไปที่คลุมเครือ
