เนื้อหา
เมื่อคุณได้รับคำตำหนิเป็นลายลักษณ์อักษรในที่ทำงานคุณอาจรู้สึกว่าถูกลงโทษเข้าใจผิดและถูกประเมินค่าต่ำเกินไปโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณรู้สึกว่าไม่มีเหตุผล ศึกษาคู่มือพนักงานเพื่อดูสิทธิของคุณในการจัดการคำเตือนที่เป็นลายลักษณ์อักษร หลาย บริษัท อนุญาตให้พนักงานส่งจดหมายเพื่ออธิบายการรับรู้เหตุการณ์ หากคุณตัดสินใจที่จะเขียนตอบจดหมายของคุณควรชัดเจนมีเหตุผลและปราศจากอารมณ์ โปรดทราบว่าคำตอบของคุณจะอยู่ในไฟล์ส่วนตัวของคุณเพื่อเป็นตัวแทนของคุณอย่างถาวร
ขั้นตอนที่ 1
เคลียร์ใจ. โปรดจำไว้ว่าจดหมายตอบรับเป็นเวทีสำหรับคุณในการนำเสนอข้อเท็จจริงโดยการรับรู้ของคุณและไม่ใช่เพื่อให้อารมณ์ของคุณหมดไป ใจเย็น ๆ ก่อนเขียนเพื่อที่คุณจะได้แสดงตัวตนอย่างสงบเป็นมืออาชีพและชัดเจน
ขั้นตอนที่ 2
ป้อนวันที่ของจดหมายเพื่อให้ทุกคนที่วิเคราะห์ไฟล์ของคุณมีเวลาที่เฉพาะเจาะจงอ้างอิงถึงเหตุการณ์ที่กล่าวถึง
ขั้นตอนที่ 3
ส่งจดหมายด้วยความเคารพโดยใช้ชื่อนามสกุลและตำแหน่งทางวิชาชีพของหัวหน้างานหรือเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคลของคุณ หากคุณไม่แน่ใจว่าจดหมายของคุณควรส่งถึงใครให้เขียนว่า "จดหมายถึงใคร"
ขั้นตอนที่ 4
เริ่มต้นด้วยการสรุปเรื่องที่เป็นปัญหารวมทั้งเหตุผลในการตอบกลับ ตัวอย่างเช่น: "เมื่อวันที่ 5 ธันวาคม 2011 หัวหน้างาน Jim Howard ได้ส่งคำเตือนเรื่อง 'First Notice' มาให้ฉันจดหมายฉบับนี้เป็นการตำหนิเพราะฉันพลาดกำหนดส่งรายงานรายละเอียดการเข้าซื้อกิจการของ บริษัท สำหรับ เดือนพฤศจิกายน”.
ขั้นตอนที่ 5
อธิบายเรื่องราวของคุณยืนยันการรับรู้ข้อเท็จจริงหลีกเลี่ยงทัศนคติเชิงป้องกันกล่าวหาหรือระบายความรู้สึกของคุณ อย่าเขียนวลีเช่น "ฉันไม่สามารถทำรายงานให้เสร็จตรงเวลาได้เพราะหัวหน้าคอยให้เราเข้าร่วมการประชุมทั้งวันและเมื่อเราออกไประบบก็หยุดทำงานและฉันไม่สามารถเข้าสู่ระบบได้ฉันแจ้ง Mr. Howard แต่เขาไม่สนใจฉัน , เหมือนเคย". ให้ใช้แบบจำลองเพื่ออธิบายการกระทำของคุณและแสดงจรรยาบรรณในการทำงานแทน เขียน "ในวันที่มีปัญหาฉันเข้าร่วมการประชุมทีมบังคับเกือบทั้งวันทันทีหลังการประชุมฉันพยายามหลายครั้งเพื่อเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์และส่งรายงาน แต่ระบบขัดข้องฉันอธิบาย เรื่องที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออกของนาย Howard และฉันกลับบ้านเช้าวันรุ่งขึ้นฉันมาถึงก่อนเวลาและส่งรายงานตอนเก้าโมงเช้านอกจากนั้นฉันไม่เคยพลาดกำหนดเวลา "
