เนื้อหา
พนักงานต้อนรับมักจะเป็นคนกลุ่มแรกที่คุณเห็นเมื่อเข้ามาในสำนักงานซึ่งทำให้พวกเขาเป็นตัวแทนที่สำคัญของ บริษัท ที่พวกเขาทำงานและผู้เชี่ยวชาญคนอื่น ๆ ในสำนักงาน การปฏิบัติตามมารยาททางธุรกิจเป็นส่วนสำคัญในงานของพนักงานต้อนรับ แต่การเปลี่ยนแปลงและความคิดเห็นมากมายที่ก่อให้เกิดมารยาทที่ดีทำให้พนักงานต้อนรับหรือหัวหน้างานพิจารณาพฤติกรรมที่เหมาะสมได้ยาก
ความสำคัญ
ความสำคัญของพนักงานต้อนรับในฐานะผู้ที่สร้างความประทับใจแรกให้กับผู้โทรและผู้มาเยี่ยมเยียนนั้นยากที่จะพูดเกินจริง พนักงานต้อนรับที่มีมารยาทไม่ดีให้น้ำเสียงเชิงลบก่อนการประชุมและไม่สร้างความมั่นใจให้กับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า ในทางกลับกันพนักงานต้อนรับที่ปฏิบัติตามมารยาทของสภาพแวดล้อมทางธุรกิจให้ความรู้สึกเป็นมืออาชีพและมีประสิทธิภาพ สิ่งนี้ไม่เพียง แต่ปรับปรุงภาพลักษณ์ของ บริษัท ให้กับบุคคลภายนอกเท่านั้น แต่ยังช่วยให้พนักงานคนอื่น ๆ รู้สึกว่าสำนักงานของพวกเขาเป็นสถานที่ทำงานอย่างมืออาชีพ
ประเภท
พนักงานต้อนรับเป็นตัวแทนนายจ้างของพวกเขาในหลากหลายวิธี การรับโทรศัพท์และการทักทายผู้มาเยือนเป็นงานที่พบบ่อยที่สุดสองอย่างสำหรับพนักงานต้อนรับและทั้งสองอย่างต้องมีมารยาทที่เหมาะสม นโยบายของ บริษัท อาจกำหนดให้พนักงานต้อนรับใช้สคริปต์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าบนโทรศัพท์เมื่อรับสายและเมื่อติดต่อกับลูกค้าประเภทต่างๆ ในกรณีอื่น ๆ พนักงานต้อนรับจะได้รับอนุญาตให้ใช้ดุลยพินิจของตนเองในการจัดการปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าแต่ละรายแตกต่างกันไป แต่ด้วยระดับความเป็นทางการและความเป็นมืออาชีพที่เหมาะสม บุคคลที่ทำงานในสำนักงานบางครั้งจะส่งกฎเพิ่มเติมให้กับพนักงานต้อนรับเช่นเวลาและวิธีที่พนักงานต้อนรับสามารถติดต่อได้
การฝึกอบรม
ในขณะที่พนักงานต้อนรับในสำนักงานบางแห่งจำเป็นต้องได้รับประกาศนียบัตรระดับมัธยมศึกษาตอนปลายหรือวิทยาลัยการฝึกอบรมมารยาทของพนักงานต้อนรับส่วนใหญ่จะเกิดขึ้นในงาน พนักงานต้อนรับสามารถเริ่มทำงานในสำนักงานในตำแหน่งที่ไม่ต้องมีปฏิสัมพันธ์ไม่ว่าจะเป็นงานป้อนข้อมูลหรือเป็นผู้ช่วยสำนักงาน การให้ความสำคัญกับนโยบายของ บริษัท และพฤติกรรมของพนักงานต้อนรับสามารถทำให้พนักงานใหม่มีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับตำแหน่งพนักงานต้อนรับครั้งแรกซึ่งจะสร้างประสบการณ์ที่เป็นประโยชน์ในการหางานพนักงานต้อนรับอื่น ๆ
ข้อควรพิจารณา
ทุกอุตสาหกรรมและสำนักงานมีกฎระเบียบของตนเองสำหรับมารยาทของพนักงานต้อนรับ สำนักงานบางแห่งต้องการชุดพิธีการและโหมดการพูด คนอื่น ๆ กำหนดรูปแบบของมารยาทที่เป็นกันเองมากขึ้นเพื่อให้ลูกค้ารู้สึกผ่อนคลายและยินดีต้อนรับ การสื่อสารระหว่างพนักงานต้อนรับใหม่และหัวหน้างานของเธอเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าคาดหวังอะไร ในฐานะพนักงานต้อนรับหากคุณไม่แน่ใจในมารยาทสำหรับสถานการณ์ใดสถานการณ์หนึ่งให้ขอโทษอย่างสุภาพและถามหัวหน้างานอาวุโสหรือพนักงานต้อนรับว่าคุณควรตอบอย่างไร
เคล็ดลับ
แม้ว่าสำนักงานแต่ละแห่งจะแตกต่างกัน แต่พนักงานต้อนรับก็ยังได้รับประโยชน์จากเคล็ดลับบางประการที่เหมือนกัน การเป็นคนทำงานหลายอย่างพร้อมกันเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำงานที่ดี แต่เมื่อมีคนเข้ามาในสำนักงานสิ่งสำคัญคือต้องให้ความสนใจอย่างเต็มที่ ซึ่งหมายถึงการพักสายหรือดำเนินการให้เสร็จสิ้นอย่างรวดเร็ววางกระดาษทิ้งไว้และสบตาโดยตรง พื้นที่ทำงานของพนักงานต้อนรับจะต้องไม่เกะกะเพื่อให้ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นและเพื่อให้ง่ายต่อการทำงานง่ายๆเช่นการค้นหาข้อมูลและเสนอปากกาให้ใครสักคนเพื่อกรอกแบบฟอร์ม สุดท้ายเมื่อพาใครไปที่ทำงานพนักงานต้อนรับจะต้องเป็นผู้นำเพื่อให้แน่ใจว่าแขกได้รับอนุญาตและเพื่อช่วยเขาจากความอับอายที่ไม่รู้ว่าจะไปที่ไหน
