เนื้อหา
จดหมายที่เป็นทางการเป็นไปตามสูตรพื้นฐานโดยเริ่มจากที่อยู่ของคุณวันที่ที่เขียนจดหมายชื่อและที่อยู่ของผู้รับคำทักทายหรือคำทักทายข้อความของจดหมายการปิดบัญชีและลายเซ็นของคุณ บางครั้งจำเป็นต้องออกจากมาตรฐานเช่นเมื่อจดหมายถูกส่งถึงคนสองคนที่มีที่อยู่ต่างกันหรือไปยัง บริษัท เดียวที่มีที่อยู่สองแห่ง ดังนั้นให้รวมทั้งสองอย่างไว้ในจดหมายเพื่อหลีกเลี่ยงความลำบากใจ
ขั้นตอนที่ 1
ใส่ที่อยู่ของคุณข้ามบรรทัดและใส่วันที่พร้อมเดือนที่อ้างอิงถึงการเขียนจดหมายที่ขอบด้านซ้ายเช่นเดียวกับในจดหมายทางการใด ๆ การจัดแนวของแต่ละบรรทัดให้ชิดขอบซ้ายเรียกว่า "รูปร่างบล็อก" ซึ่งทำให้ตัวอักษรดูเป็นทางการและเป็นระเบียบ หลีกเลี่ยงรูปแบบกึ่งบล็อกที่วางที่อยู่วันที่และลายเซ็นไว้ตรงกลางหรือขอบด้านขวาของตัวอักษรเพราะจะทำให้จดหมายดูยุ่งหรือสับสน
ขั้นตอนที่ 2
ข้ามบรรทัดและป้อนชื่อของบุคคลหรือ บริษัท เรียงตามตัวอักษรที่อยู่พร้อมนามสกุลหรือชื่อ บริษัท พิมพ์ที่อยู่ของผู้รับคนแรก
ขั้นตอนที่ 3
เว้นว่างไว้อีกหนึ่งบรรทัดก่อนป้อนชื่อและที่อยู่ของผู้รับคนที่สองโดยใช้รูปแบบที่อยู่มาตรฐาน
ขั้นตอนที่ 4
เขียนจดหมายตามที่คุณต้องการในจดหมายที่เป็นทางการ ข้ามบรรทัดก่อนคำทักทายและข้ามบรรทัดอื่นก่อนเนื้อหาข้อความและก่อนปิดท้าย เว้นสามบรรทัดก่อนป้อนชื่อเพื่อให้มีช่องว่างสำหรับลงชื่อ ป้อนตำแหน่งหรือชื่อ บริษัท ของคุณถ้ามี
