เนื้อหา
การประชุมที่มีเอกสารที่มีเอกสารครบถ้วนจะมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากกว่าที่ไม่มีบันทึกดังกล่าว มีการบันทึกการตัดสินใจและรายการดำเนินการและใครเป็นผู้รับผิดชอบในการติดตาม มีการอธิบายองค์ประกอบที่สำคัญของการอภิปรายเพื่อให้คนที่ไม่ได้เข้าร่วมการประชุมสามารถค้นหาสิ่งที่เกิดขึ้นได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเสียเวลากับการเผชิญหน้าใหม่ โดยการสร้างนาทีคุณจะเพิ่มสิ่งที่ดีให้กับชื่อเสียงของคุณสำหรับการประชุมที่ยอดเยี่ยม
การตัดสินใจ
แต่ละคนในการประชุมจะมีมุมมองเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นและสิ่งที่ได้ตัดสินใจแล้ว ในการบันทึกการตัดสินใจเหล่านี้และเผยแพร่ให้เป็นส่วนหนึ่งของรายงานการประชุมมีการตัดสินใจอย่างเป็นทางการหากมีความขัดแย้งในอนาคต
การจัดทำรายงานอาจบังคับความชัดเจนให้มากขึ้นกับสิ่งที่ได้ตัดสินใจแล้ว เพื่อให้แน่ใจว่าบันทึกนั้นถูกต้องเมื่อการสนทนาไม่ชัดเจนเลขานุการอาจถามคำถามเช่น "ดังนั้นทุกคนตกลงว่าการเปิดตัวผลิตภัณฑ์จะเกิดขึ้นในเดือนกรกฎาคมหรือสิงหาคมหรือไม่" สิ่งนี้ทำให้ผู้เข้าร่วมทั้งหมดออกจากการประชุมด้วยความเข้าใจเดียวกัน
รายการการกระทำ
บันทึกรายการการกระทำที่ตกลงกันในการประชุมมีประโยชน์อย่างยิ่งกับกลุ่มที่พบปะกันเป็นประจำ การตรวจสอบไอเท็มจากการประชุมก่อนหน้านี้ทำให้ง่ายต่อการรู้ว่ายังต้องทำอะไรอีก สิ่งนี้ทำให้สมาชิกในทีมมีแรงจูงใจในการทำงานก่อนการประชุม
ข้อกำหนดทางกฎหมาย
ในบางกรณีเช่นการประชุมคณะกรรมการรายงานการประชุมอาจเป็นข้อกำหนดของกฎเกณฑ์ของกลุ่ม พวกเขาสามารถพิจารณาเอกสารทางกฎหมายเพื่อวัตถุประสงค์เช่นภาษีและการตรวจสอบ บริษัท เหล่านี้มักจะมีเลขานุการที่รับผิดชอบรายงานการประชุมทุกครั้ง
กำหนดเลขานุการ
เนื่องจากรายงานการประชุมมีความสำคัญการประชุมแต่ละครั้งจะต้องมีเลขานุการที่ชัดเจน การจดบันทึกย่อและการมีส่วนร่วมในการประชุมอาจเป็นเรื่องท้าทายดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดหากผู้ดำเนินการประชุมเลือกบุคคลอื่นเพื่อบันทึกข้อเท็จจริง พนักงานนี้ควรทราบถึงการตัดสินใจรายการดำเนินการและการอภิปรายในที่ประชุมอย่างชัดเจนและรัดกุม ข้อความที่มีขนาดใหญ่มากอาจไม่สามารถอ่านได้
รูปแบบ
มีสไตล์ที่แตกต่างกันสำหรับการเขียนรายงานการประชุม สำหรับการประชุมสภาที่บทบาทเหล่านี้เป็นเอกสารทางกฎหมายและเป็นทางการกฎหมายอาจกำหนดประเภทของข้อมูลที่จะรายงานในข้อความ บางนาทีไม่ได้บันทึกการสนทนาที่ส่งผลให้มีการตัดสินใจขั้นสุดท้ายเกี่ยวกับปัญหาเฉพาะ
อย่างไรก็ตามในการประชุมทางธุรกิจหรือทีมโครงการมักจะมีประสิทธิภาพมากกว่าในการบันทึกประเด็นสำคัญของการอภิปราย การบันทึกประเด็นเหล่านี้มีประโยชน์สำหรับผู้ที่ไม่สามารถแสดงตนหรือผู้ที่ต้องการจดจำสิ่งที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้เพื่อไม่ให้เสียเวลาในการประชุมครั้งต่อไป
